外贸人遇到国外客户要求索赔怎么办

外贸人遇到国外客户要求索赔的处理方法：一.核实情况是否属实并搜集证据；二.搜集到证据后，联系工厂并告知情况，查明原因；三.慎重回复客户的索赔信件，争取降低赔款；四.积极和工厂联系并努力和客户沟通降低赔款；五.虚心承担责任，尽快妥善安排；六.给工厂一些意外的惊喜。接下来就由小编来给大家介绍。

外贸人遇到国外客户要求索赔怎么办

一.核实情况是否属实并搜集证据

收到客户的索赔就想到质问工厂是不对的，这时工厂的回答也往往是“这不是我们的问题，我们从未被客户投诉过！”而此时的你却百口莫辩。

其实，在收到索赔时应该先找客户索要出现问题的货物照片，收集更多材料，给一个邮件模板供大家参考：

We are very surprised to hear that news. Sorry for the inconvenience caused by this.I've reported this to our factory manager, now we are going to have a meeting to discuss this problem. Could you please send us some photos then I could show them in the meeting ? We need to find out the reason and will discuss the solution.Thanks in advance.

二.搜集到证据后，联系工厂并告知情况，查明原因

给工厂打电话也好，写邮件也好，都必须要预先好好考虑，应该怎么沟通。 

跟工厂沟通时说明客户因为产品质量问题要求索赔并发来多张照片，确实此批货存在做工上的问题，很多产品出现问题。

发邮件的时，附上客户发来的照片，正文中把客户的索赔原文稍加处理粘贴上，并且在英文的下方附上中文释义，语言用词上不要过渡引申和渲染，原原本本的体现口气，感叹号和标注红色即可。邮件的最后加上客户要求工厂立即配合调查原因，回复客户。

工厂看到后会安排人员尽快处理。产品质量可能是更换了原材料供应商或质量把控问题，但工厂会因为赔偿数额太高而请求降低赔款金额。

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三.慎重回复客户的索赔信件，争取降低赔款

首先表示非常抱歉，其次说明原因，由于工厂原材料供应商购买新机器，而导致部分产品出现问题。

这里注意：有些时候犯的一些“低级错误”不要直接就原文不动地发给客户，要多考虑一下，客户对你的公司是什么样的印象？所以，适当的组织措辞很有必要！

针对这次的质量问题，公司非常重视，专门召开了会议，所有生产相关的部分负责人都参与检讨工作上的不足。

最终提出 解决方案: 新的机器不再立即投入生产，公司派专门的技术人员进行调试磨合，磨合期过后，再投入正式生产。 

索赔金额方面，我方损失太多。产品利润薄，因此恳请客户考虑一下长期的合作，能够适当降低一些赔款，不影响之后的合作关系。 

客户回复邮件，他也希望这次的事件不会影响到合作关系。希望金额可以降为**美元

四.积极和工厂联系并努力和客户沟通降低赔款

再次联系工厂说明已经跟客户解释清楚，但是态度要强硬说明赔偿金额，并说明在尽最大的努力争取降到**元。这样，工厂方面比较好接受也会很感激业务员的。

五.虚心承担责任，尽快妥善安排 

回复客户：感谢理解和信任！责任确实在于我们，正在积极调查，一定尽快给出答复。 

注：这里有些业务员会务求和客户商量，赔款从下一个订单货款中扣除。但是有很多客户并不太能理解一个问题要放到后面再解决的态度。部分客户回复不能接受这么做，更有的客户说：Don't make things complicated! You should show the respect and sincerity in this order, NOT FUTURE ORDER!

六.给工厂一些意外的惊喜 

隔了两天后回复工厂说明客户愿意降低赔偿金额**元，工厂方面就容易接受并表示感激，业务员也要站在工厂的角度，知道他们损失较大，但产品质量问题不容忽视。下次要注意哦！

以上便是外贸人遇到国外客户要求索赔怎么办的介绍，希望能帮到广大外贸人。