“知己”是指业务员必须对自己的行业和产品了如指掌，这是双方有效沟通的前提。所以做好自身的产品认知和市场调查，弄清楚自身产品的市场定位，是必不可少的。明确产品的工艺流程和产品材料、产品的差异化卖点和真实应用场景，明确畅销的国家、商品的淡旺季时间，还要知道同行竞争对手的价格和自己能够给出的底价，这些都能帮助外贸员提高回复询盘的效率。

“知彼”是指要在回复询盘前对客户公司的背景事先摸底。这一步要做的事情大致可以分为以下三步：

1.弄清询盘的出处

这里的出处有两个含义：一是询盘渠道，二是客户所属国家和地区。

要弄清渠道是因为不同的渠道客户有其自身的特性，如，从谷歌推广来的客户，一对一针对性询盘较多，客户更专业，价格谈判也更容易；B2B网站过来的客户，询盘量虽然大，但基本是拼价格的类型，优质客户并不多。

要弄清国家和地区，是因为要针对不同地区的政策和商业习俗做不同的规划。例如部分国家有指定商品的反倾销调查政策；不同地区的清关、商检和付款方式有地区偏好；部分地区的特殊习惯需要尊重，如美国客户大多不喜欢黑色包装。

2.弄清合作方的性质

要调查清楚询盘客户是中间商还是终端客户。如果是终端客户，那客户生产什么产品，我们的产品在他的产品中起何种作用，相似客户的反馈有哪些需要注意和改进，这都需要业务员提前做好准备的。此外，终端客户比较在意供货的稳定性，强调包装。而中间商就相对简单了，双方一起做市场，一起赚钱。这类客户稳定性不强，询盘时对价格更加敏感。

3.弄清合作方的需求和习惯

要了解客户的发展历程，经营模式，主要产品和主要市场等等，同时利用格兰德找客户海外采购商报告了解客户的采购规模和采购习惯，在回复询盘时便可以从客户的特点出发，提供对应的服务内容，将产品和客户的业务内容进行捆绑，帮助客户更高效的了解产品，可以有效提高客户对产品的兴趣和需求。

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二、优化回复内容

回复询盘说到底还是文字化的沟通，所以在对自己和客户知己知彼后，下一步要做的就是针对性的优化回复信内容，利用内容让双方建立互信关系，为下一阶段的订购和成单打好基础。进行回复信优化，可以从以下2个方向入手：

1.广告属性不要太强

虽然回复信说到底还是广告，但是如何做到吸引人且营销属性低，其实还是需要花费一些心思。小编建议写开发信时把客户最可能关注的信息放到标题中，可以选择的元素有：产品名称、价格、认证、企业认证、创新产品特点等，不必都包括，有两到三项即可。

正文部分包含的内容更多，但是一定要有取舍，回复信不要过于冗长。简短有力的企业介绍，清晰独特的产品介绍，丰富有效的联系方式以及高质量的产品图片是回复信正文的必要元素。帮助客户在短时间内了解企业与产品，并留下一定印象，那回复信的目的就达到了。

2.进行针对性报价

报价并不是回复一个价格就万事大吉，里面的门道直接影响着成单，所以面对不同的客户需要做针对性报价。通过之前的客户背景挖掘、意向分析，我们可以推测客户的喜好和特点。还有买家国家地区，买家类型特点，对方市场特点，竞争热度，产品独有优势以及以往的采购数量和价格等都是需要考虑到的因素，结合众多客户信息生成清晰地客户画像后再进行报价。

此外，优质的报价单也是必要内容。报价单上产品简介、规格明细、包装资料、装箱数据、MOQ（最小订货量）都要写清楚，最好加上适用场合以及热销市场。也可以把客户可能会问的问题和回答整理进去。报价单的排版要简洁大方、一目了然。